Dokumentenecht drucken

Beglaubigungen, Urschriften, Generalvollmachten. Spielt die Dokumentenechtheit wirklich nur für Anwälte und Notare eine Rolle? Auch in Ihrem Arbeitsalltag kann sie von entscheidender Bedeutung sein. Denken Sie nur an die Verträge, die sie aufsetzen, jahrzehntelang archivieren und vor Fremdeingriffen schützen müssen. Wir verraten Ihnen, worauf Sie achten müssen und warum nicht jedes gedruckte Dokument dies Bezeichnung "dokumentenecht" verdient.

Tintenstrahldrucker und Schreibgeräte: Verwenden Sie die richtige Tinte

Wann immer Sie ein wichtiges Geschäftsdokument aufsetzen, sollten Sie dazu die entsprechende Tinte wählen. Die wichtigsten Kriterien hierbei sind:

• Wischbeständigkeit
• Radierbarkeit
• Lichtechtheit
• Wasserfestigkeit
• Chemikalien- und Lösungsmittelresistenz

Dokumentenechte Tinte sollte schnell trocken und darf weder korrigierbar noch ohne Spuren zu entfernen sein. Außerdem muss Sie auch längerer UV-Strahlung standhalten, ohne zu verblassen. Und auch einem kleinen Malheur am Arbeitsplatz oder einem Wasserrohrbruch muss sie trotzen: Bei Berührung mit Wasser darf die Tinte nur so weit verlaufen, dass die Schriftlinien dennoch weiterhin erkennbar bleiben. Ein weiteres Kriterium ist die Resistenz gegen bestimmte Chemikalien und Lösungsmittel.

Urkundensicherheit von Druckern

Die Urkundensicherheit von Druckern wird von der PTS (Papiertechnische Stiftung) überprüft. Grundlage für die Tests ist der Drucker in Kombination mit dem vom Hersteller stammenden Originaltoner.

Prüfkomponenten:

• Drucker
• Toner
• Papier

Wollen Sie also sichergehen, dass Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen auch tatsächlich dokumentenecht sind, sollten Sie nicht auf die Ware von Fremdanbietern zurückgreifen, da in diesem Fall das von der PTS ausgestellte Prüfungszeugnis seine Gültigkeit verliert. Nur die korrekte Zusammenstellung von Drucker, Papier und Toner garantiert die absolute Dokumentenechtheit.

Was verbirgt sich hinter der Norm ISO 12757-2?

Insbesondere bei dem Kauf von Kugelschreibern begegnet dem Kunden diese Norm sehr häufig. Bezeichnet wird damit die Beständigkeit der Schreibmedien nach obengenannten Kennzeichnen. Die Prüfkriterien gelten selbstverständlich ebenso für den Toner, den Sie tagtäglich in Ihrem Unternehmen verwenden. Diese werden zusätzlich nach den entsprechenden DIN-Normen klassifiziert.

Laserdrucker sind die Geräte Ihrer Wahl

Der monochrome Laserstrahldrucker brennt beim Druckvorgang den Toner ins Papier ein. Durch die entstehende Hitze wird das Tonerpulver, das nahezu vollständig aus Kohlenstoff besteht, beständig fixiert – die Langlebigkeit Ihres Schriftstücks ist gewährleistet. Was die grundlegende Textdruckqualität anbelangt, so lassen sich zwischen den hochwertigen Druckern der großen Häuser nur wenig Unterschiede ausmachen.

Dokumentenechte Laserdrucker sind Tintenstrahldruckern vorzuziehen

Für gestochen scharfe Ausdrucke, die nicht verwischen, ist der Laserdrucker dem Tintenstrahldrucker jedoch immer vorzuziehen, was auch ein Blick unter das Vergrößerungsglas beweist. Tintenstrahldrucker werden nur in Ausnahmefällen vom PTS zertifiziert und sind deshalb nicht grundsätzlich zu empfehlen.

Für welche Schriftstücke ist Dokumentenechtheit überhaupt erforderlich?

Dokumente des täglichen Schriftverkehrs können mit jedem beliebigen Drucker Ihrer Wahl produziert werden. Doch vor allem für Verträge und Urkunden ist es von höchster Wichtigkeit, dass diese in einem dokumentenechten Verfahren gedruckt worden sind. Nur so können Sie sicherstellen, dass sie vor jeglicher Form der Manipulation geschützt sind und auch nach einigen Jahren in Ihrem Archiv noch einseh- und überprüfbar sind. Diese Notwendigkeit ergibt sich für Behörden, Ausbildungsbetriebe und Schulen ebenso wie für alle Unternehmen, die mit ihren Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Dienstleistern Verträge und Vereinbarungen schließen.

Auch die Alterungsbeständigkeit von Dokumenten ist in einer ISO-Norm festgeschrieben. Die internationale Norm ISO 11798 definiert die Vorgaben zur Lesbarkeit des Druckbildes und der Transformationsfähigkeit, also der Möglichkeit das Dokument zu digitalisieren und damit auf andere Speichermedien zu übertragen.

Rechtlicher Rahmen

Ausschließlich Notare und Behörden sind gesetzlich dazu verpflichtet, zusätzlich zu zertifizierten Druckern auch das entsprechende Papier und geprüften Toner einzusetzen.

Unser Tipp: Druckerhersteller und Lieferanten stellen in der Regel Zertifikate aus, die bestätigen, dass Kopien und Drucke dokumentenecht sind. Diese Bescheinigung können Sie im Rahmen des Kaufs recherchieren.